○みよし広域連合処務規則
令和2年3月27日
規則第10号
みよし広域連合処務規則(平成14年規則第4号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 職務権限(第5条―第12条)
第3章 事務処理
第1節 文書事務処理の責務(第13条)
第2節 文書等の収受及び配布(第14条―第16条)
第3節 文書の処理及び起案(第17条―第29条)
第4節 文書の施行(第30条―第36条)
第5節 帳簿用紙及び公印(第37条)
第6節 公文例式(第38条・第39条)
第7節 文書の編集及び保存(第40条―第47条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 みよし広域連合(以下「広域連合」という。)の事務処理に関しては、法令その他別に定めるものを除くほか、この規則の定めるところによる。
(事務処理)
第2条 広域連合の事務は、すべて迅速かつ的確に処理し、民主的にして能率的な行政の確保を図らなければならない。
(広域連合長の事務部局及び消防機関相互間の協調)
第3条 広域連合長の事務部局及び消防機関(以下「機関」という。)は、常に連絡を密にし、相協力して所掌事務の円滑かつ効率的な処理を図るように運営されなければならない。
(分掌事務)
第4条 各機関の事務分掌は、おおむね次のとおりとする。
みよし広域連合事務局(以下「事務局」という。)
総務課
(1) 公印の管守に関すること。
(2) 機関内の総合調整及び連絡調整に関すること。
(3) 職員の人事(消防機関の職員を除く。)及び研修に関すること。
(4) 職員の給与及び福利厚生に関すること。
(5) 儀式及び表彰に関すること。
(6) 議会に関すること。
(7) 条例、規則等の制定、改廃及び審査に関すること。
(8) 公告式に関すること。
(9) 予算の編成、執行、管理及び決算に関すること。
(10) 分賦金に関すること。
(11) 財政事情書の作成に関すること。
(12) 人事行政の運営等の状況の公表に関すること。
(13) 選挙管理委員会に関すること。
(14) 監査に関すること。
(15) 公務災害補償に関すること。
(16) 全国町村職員生協に関すること。
(17) 職員の労働安全衛生に関すること。
(18) 職員の共済、総合事務組合に関すること。
(19) 庶務及び会計に関すること。
(20) 地方債に関すること。
(21) 財政計画の策定及び調整に関すること。
(22) 財産の取得、管理、貸与、処分及び借入れに関すること。
(23) 広域連合の区域における広域行政の推進に関すること。
(24) 情報管理に関すること。
(25) 統計、調査に関すること。
(26) 循環型社会形成推進地域計画に関すること。
(27) 一般廃棄物処理計画に関すること。
(28) 他の機関に属さないこと。
みよし広域連合清掃センター(以下「清掃センター」という。)
(1) 公印(所長)の管守に関すること。
(2) 予算の編成、運用及び決算に関すること。
(3) 施設の運営、運転及び維持管理に関すること。
(4) 施設整備工事、修繕及び委託等の契約に関すること。
(5) 環境整備に関すること。
(6) 公害に関すること。
(7) 車両の整備、保安管理に関すること。
(8) 施設の概要等刊行物の編さん及び発行に関すること。
(9) 施設整備に係る調査、研究に関すること。
(10) 搬入許可業者への許可証の発行及び指導に関すること。
(11) 終末処分地の合理的運用に関すること。
(12) その他塵芥処理に関すること。
みよし広域連合浄化センター
(1) 公印(所長)の管守に関すること。
(2) 予算の編成、運用及び決算に関すること。
(3) 施設の運営、運転及び維持管理に関すること。
(4) 施設整備工事、修繕及び委託等の契約に関すること。
(5) 環境整備に関すること。
(6) 公害に関すること。
(7) 車両の整備、保安管理に関すること。
(8) 施設の概要等刊行物の編さん及び発行に関すること。
(9) 施設整備に係る調査、研究に関すること。
(10) 搬入許可業者への許可証(投入券)の発行及び指導に関すること。
(11) その他し尿処理に関すること。
みよし広域連合介護保険センター(以下「介護保険センター」という。)
総務係
(1) 公印の管守に関すること。
(2) 文書事務に関すること。
(3) 財務事務に関すること。
(4) 広報及び統計調査に関すること。
(5) 負担金、補助金、交付金及び基金に関すること。
(6) 条例、規則、規程等に関すること。
(7) 介護相談及び苦情処理に関すること。
(8) 介護保険事業計画に関すること。
(9) 関係市町との連絡事務に関すること。
(10) 地域支援事業に関すること。
(11) 地域包括支援センターに関すること。
(12) 地域包括支援センター運営協議会に関すること。
(13) サービス事業者の指定事務、指導、監督に関すること。
(14) その他の係の所管に属さないこと。
認定係
(1) 要介護、要支援認定に関すること。
(2) 認定審査会に関すること。
賦課徴収係
(1) 保険料の賦課徴収、調定及び減免に関すること。
(2) 保険料の滞納整理及び納付相談に関すること。
資格係
(1) 被保険者の資格取得、喪失管理に関すること。
(2) 住所地特例者及び適用除外者管理に関すること。
給付係
(1) 国保連との受給情報交換及び給付実績管理に関すること。
(2) 保険給付に関すること。
(3) 第三者行為求償事務に関すること。
みよし広域連合消防本部(以下「消防本部」という。)
総務課
(1) 公印の管守に関すること。
(2) 消防の総合的企画に関すること。
(3) 交通安全及び運行に関すること。
(4) 消防機関の予算編成及び運用に関すること。
(5) 消防機関の地方債及び財政に関すること。
(6) 消防機関の取得、管理、貸与、処分及び借入れに関すること。
(7) 消防機関の職員(みよし広域連合職員定数条例(平成14年条例第5号)第2条第6号に規定する職員をいう。以下同じ。)の人事及び給与に関すること。
(8) 前号の職員の福利厚生に関すること。
(9) 庶務及び会計に関すること。
(10) 教養及び監査に関すること。
(11) その他他の課の所管に属さないこと。
警防課
(1) 消防統計に関すること。
(2) 消防訓練に関すること。
(3) 消防団との連絡調整に関すること。
(4) 火災の原因及び損害の調査に関すること。
(5) 消防地理、水利に関すること。
(6) 消防機械に関すること。
(7) 救急救助に関すること。
(8) 地域防災計画の立案整備に関すること。
(9) 災害情報の収集及び広報に関すること。
(10) 幼少年、婦人クラブの指導育成に関すること。
予防課
(1) 火災予防に関すること。
(2) 広報に関すること。
(3) 建築物の許可に関すること。
(4) 危険物の取締りに関すること。
(5) 防火対策物の指導取締、消防用設備等の設置に関すること。
救急課
(1) 救急隊員及び救急救命士の教育研修に関すること。
(2) 徳島県メディカルコントロール協議会に関すること。
(3) 救急統計に関すること。
(4) 応急手当の普及に関すること。
(5) その他救急業務に関すること。
通信指令課
(1) 水火災、その他火災、救急及び救助の受発信、出動指令に関すること
(2) 消防通信機器の取扱い及び維持管理に関すること。
(3) 気象通信の受理及び伝達に関すること。
(4) その他消防通信に関すること。
みよし広域連合消防署(以下「消防署」という。)
庶務係
(1) 公印の管守に関すること。
(2) 職員の配置、進退、賞罰、その他身分に関すること。
(3) 署員の服装、教養に関すること。
(4) 消防訓練に関すること。
(5) 消防署の庶務及び会計に関すること。
(6) 消防署の予算執行に関すること。
(7) 消防署の財産の管理に関すること。
(8) 消防団との連絡協調に関すること。
(9) その他他の係の所管に属さないこと。
消防係
(1) 広報に関すること。
(2) 危険物の取締りに関すること。
(3) 建築物の同意に関すること。
(4) 火災予防対策に関すること。
(5) 消防通信に関すること。
(6) 防火対策物の予防査察及び指導取締りに関すること。
(7) 予防宣伝に関すること。
(8) 予防関係各種届出の事務処理に関すること。
(9) 水火災の警戒防御、救急及び警防対策に関すること。
(10) 水防活動に関すること。
(11) 消防関係施設に関すること。
(12) 消防機関器具の保管及び点検に関すること。
(13) 火災の原因及び損害の調査に関すること。
(14) 消防地理、水利に関すること。
(15) 救急救助に関すること。
第2章 職務権限
(決裁)
第5条 事務の処理は、この規程により難い事務及び特別の事由がある場合を除いては、事務局長、所長、消防長又は消防署長(以下「所属機関の長」という。)を経て広域連合長又は副広域連合長の決裁を受けなければならない。
(広域連合長の代決)
第6条 広域連合長が不在のときは、副広域連合長がその事務を代決する。
2 広域連合長、副広域連合長ともに不在のときは、あらかじめ広域連合長が指定する参与又は所属機関の長がその事務を代決する。
(代決の制限)
第7条 重要又は異例の事務については、特に緊急処理を要するものを除いては、前条の規定にかかわらず代決することができない。
(後閲)
第8条 第6条の規定によって代決した文書は、代決者において、「要後閲」の印のあるものは速やかに広域連合長又は副広域連合長の閲覧を受けなければならない。
(広域連合長の職務代行)
第9条 広域連合長及び副広域連合長ともに事故があるとき、又は欠けたときは、その職務を代行すべき職員の席次の順位は、別に定める。
(参与の職務代行)
第10条 参与に事故があるとき、又は欠けたときは、その職務を代行すべき職員の席次の順位は、前条の例による。
(会計管理者の職務代行)
第11条 会計管理者に事故があるとき、又は欠けたときは、その職務を代行すべき職員の席次の順位は、前条の例による。
(専決)
第12条 広域連合長は、別に定めるところにより、その事務の一部を副広域連合長又は広域連合長が指定する参与又は所属機関の長に専決させることができる。
第3章 事務処理
第1節 文書事務処理の責務
(文書事務の職務)
第13条 文書は、正確、迅速、ていねいに取り扱い、事務が円滑適正に行われるよう処理しなければならない。
第2節 文書等の収受及び配布
(文書等の収受及び配布)
第14条 到達した文書、図書、金券、物品等は、次の各号によって速やかに処理しなければならない。
(1) 親展文書等は、開封せず、親展文書整理簿に登載し、名あて人に配布すること。
(2) 秘密を要する文書は、秘書整理簿に登載し、広域連合長又は特に指定された者に配布すること。
(3) 書留は、特殊文書整理簿に登載し、封かんのまま所属機関の長に配布すること。
(4) 現金、金券、有価証券又は図書物品のある文書は、欄外及び特殊文書整理簿に登載し、摘要欄にその旨を記入し、文書は通常の方法で配布し、現金、金券、有価証券等は金券等受渡簿に登載して収入役に配布する。
(5) 文書の添付のない現金、金券、有価証券等の送致を受けたときも前号の方法で配布し、配布先の不明なときは、判明するまで事務局長が保管する。
(6) 収入印紙等を添付した文書は、文書整理簿の摘要欄にその旨記入して主務係に配布すること。
(7) 物品、収入印紙等の送付又は添付する旨の記載があって、それがないときは、文書整理簿の摘要欄にその旨記入して配布すること。
(8) 官報、新聞その他軽易な文書は、文書整理簿に記載しないで受付印を押し、所属機関の長に配布すること。
(9) 前各号以外の文書は、その文書に受付印を押し、主務係に配布すること。
(配布前の閲覧)
第15条 収受文書で所属機関の長が重要又は異例と認められるものは、配布前に広域連合長又は副広域連合長の閲覧を経なければならない。
(広域連合全般に関係のある事務等の主管)
第16条 広域連合全般に関係ある事務等は、事務局が主管するものとする。
第3節 文書の処理及び起案
(文書等の処理)
第17条 文書は、文書整理簿等に登載し、その文書に受付番号等を記入し、速やかに係に配布して処理しなければならない。
2 文書の配布を受けた係は、当該文書の趣旨を記載して決裁に回さなければならない。
第18条 所属機関の長は、自ら処理するもののほか、事務担当者に配布して速やかに処理させなければならない。
2 重要又は異例に属する事案は、あらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。
3 他の機関に関係のある文書は、所属機関の長の決裁を経た後、関係機関に合議又は回覧しなければならない。
4 配布を受けた文書は、直ちに処理し、遅くとも3日を過ぎてはならない。合議又は回覧を受けたときも同様とする。
(至急文書の処理)
第19条 至急に処理しなければならない文書は、欄外上部に赤紙を貼付し、回議するものとし、即時処理しなければならないものは、事務担当者が持ち回るものとする。
(秘密文書の処理)
第20条 秘密文書の処理は、所属機関の長又は特に指名された者が起案し、欄外上部に「(秘)」の文字を朱書して自ら持ち回らなければならない。
(事案の処理)
第21条 事案の処理は、すべて文書をもってするものとする。ただし、文書をもってすることができないもの及び軽易なものについては、この限りでない。
第22条 文書は、法令その他特別の定めによる場合を除き、広域連合長名を用いるものとする。ただし、事案の内容が軽易なものについては、広域連合名又は所属機関の長名を用いることができる。
(文書の公開)
第23条 文書簿冊等は、法令の定めるものを除くほか、広域連合長又は所属機関の長の承認を経なければ他人に示し、若しくは謄写を与え、又は機関外に持ち出すことができない。
(起案)
第24条 所属機関の長は、自ら企画立案して処理するものを除くほか、事務担当者に対して処理方針、処理期限等を示し、企画立案させなければならない。
2 起案文言は、署名押印の上、専決及びその他の決裁区分によって回議に付さなければならない。
3 他の機関に関係のある文言は、所属機関の長の決裁を経た後、関係機関に合議又は回覧しなければならない。
第25条 起案は、起案用紙によってしなければならない。ただし、軽易な事件に係るもので収受文書の余白に朱書して処理することができるものについては、この限りでない。
2 軽易なものは、起案によらず浄書して、代案として決裁を受け、発送することができる。
第26条 文書の起案は、次の各号に掲げる要領によるものとする。
(1) 起案は、明確かつ平易に表現すること。
(2) 文書の書き方は、左横書きとすること。ただし、条例、規則、その他縦書きを適当と認めたものを除く。
(3) 用字及び用語等については、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代かな遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等による。
(4) 例文のあるものは、これによること。
(5) 重要なもの又は異例若しくは疑義にわたるもので、起案の趣旨を説明する必要があると認められる場合は、処理案の前にその趣旨を簡明に記述するとともに、経過の概要、関係法規その他参考となる事項を付記し、関係書類があるときは、これを提出する。
(6) 同一事件で起案を重ねるものは、その処理の完結に至るまで関係書類を添付すること。
2 起案の文章を訂正したときは、その箇所に訂正者の印を押さなければならない。
第27条 回議事件であって意見の異なるときは、意見を具して広域連合長の指示を受けなければならない。
(起案書の特別扱い)
第28条 起案書は、必要に応じ「重要」、「例規」、「(秘)」、「親展」、「至急」、「速達」、「書留」、「配達証明」、「内容証明」、「経由」、「掲示」等欄外にその取扱いを朱書又は押印するものとする。
(起案書の廃棄)
第29条 起案の趣旨が変更されたとき、又は廃棄となったときは、その旨を朱書して処理するものとする。
第4節 文書の施行
(記号、番号及び日付の整理)
第30条 決裁文書は、次の要領により、記号、番号及び日付の整理をしなければならない。
(1) 条例、規則、訓令及び告示の記号及び番号は、事務局において条例、規則、告示、訓令等番号簿により整理すること。
(2) 前号以外の文書は、主務係において文書整理簿により整理すること。
(浄書及び校合)
第31条 決裁済文書は、主務係において浄書し、起案者において起案書と校合する。
(公印の使用)
第32条 発送する文書には、事務局長、課長又は消防長、消防署長において公印及び契印を押印しなければならない。ただし、印刷した文書であってことの軽易なものは公印及び契印を省略することができる。
(公印の取扱い)
第33条 公印は、常に印箱に納め、執務時間中は事務局長、課長及び消防長、消防署長が、事務局長、課長及び消防長、消防署長ともに不在のときは事務局、清掃センター、介護保険センター及び消防本部、消防署の上席職員がこれを管守し、退庁のときは、印箱を閉じ封印の上、保管するものとする。
(文書の番号)
第34条 文書(指令等を含む。)の番号は、毎年1月1日から起こし、収受及び発送を通じて一連番号を用いなければならない。
(文書の当日発送)
第35条 急を要する文書は、その当日発送を完了しなければならない。
(日誌の記録)
第36条 所属機関において、毎日必要な事項を日誌に記録しなければならない。
第5節 帳簿用紙及び公印
(帳簿用紙、公印等の様式)
第37条 広域連合事務は、別に定めるもののほかは、次に掲げる帳簿用紙及び公印によって処理する。
(1) 公印台帳 (様式第1号)
(2) 公務員名簿 (様式第2号)
(3) 法規台帳 (様式第3号)
(4) 条例、規則、告示、訓令等番号簿 (様式第4号)
(5) 議事整理簿 (様式第5号)
(6) 文書整理簿、秘書整理簿 (様式第6号)
(7) 親展文書整理簿、特殊文書整理簿 (様式第7号)
(8) 金券等受渡簿 (様式第8号)
(9) 受付印 (様式第9号)
(10) 起案用紙 (様式第10号)
(11) 証明書発行番号簿 (様式第11号)
(12) 辞令簿 (様式第12号)
(13) 文書目録・文書保存台帳 (様式第13号)
(14) 電話使用簿 (様式第14号)
(15) 日誌 (様式第15号)
第6節 公文例式
(公文令達の種類)
第38条 公文令達の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき広域連合議会の議決によって制定されるもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき広域連合長が制定するもの
(3) 訓令 所属行政機関又は所属職員に対し指揮監督権に基づき命令するもの
(4) 達 特定の個人、法人又は団体に対しその権限に基づき命令するもの
(5) 指令 所属行政機関、個人、法人又は団体等の申請、伺、願等に対しその権限に基づき行う処分を指示命令するもの
(6) 通達 行政機関相互の間又は所属行政機関若しくは所属職員に対し一定の事実又は意思を通知するもの
(7) 依命通達 広域連合長が自己の名をもって通達すべきものを、その補助機関が広域連合長の命を受けて自己の名をもって通達するもの
(8) 告示 処分その他一定の事項を広く一般に知らせるもの
(9) 公告 一定の事実を広く一般に知らせるもの
第7節 文書の編集及び保存
(編綴及び保管の主管)
第40条 完結した文書は、各主務係で編綴し、所定の書庫内に保存しなければならない。
(編綴の方法)
第41条 文書の編綴は、次の各号によって処理しなければならない。
(1) 文書は、主務係で、完結ごとに編綴部目、保存年限別に区分し、表紙及び背表紙(様式第16号)を付けなければならない。
(2) 文書の編綴は、歴年順に編綴しなければならない。ただし、会計に関する文書は、会計年度別とする。
(3) 文書に所属するもので合綴し難いものは、本書にその旨を記入して別に保存することができる。
(保存期間)
第42条 文書の保存期間は、次の4種とする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 1年
2 前項の保存期間の計算は、歴年によるものはその完結した日の属する年の翌年1月1日から、会計年度によるものはその完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。
(文書の登録)
第43条 処理された文書は、文書目録・文書保存台帳に登録しなければならない。
(文書の廃棄)
第44条 保存期間の満了した文書は、この規定により難い事務及び特別の事由がある場合を除いては、広域連合長の決裁を経て廃棄するものとする。ただし、必要があるものについては、更に期間を定めて保存することができる。
2 秘密文書は、焼却して廃棄しなければならない。
第45条 保存中の文書であっても保存の必要がなくなったときは、前条の例により広域連合長の承認を得て廃棄することができる。
第46条 前2条によって処分した文書は、文書目録・文書保存台帳に廃棄年月日を記入してその経過を明らかにしなければならない。
(保存区分)
第47条 文書の保存区分は、別に定めるもののほか、次のとおりとする。
第1種
(1) 条例、規則、訓令などの決裁文書
(2) 重要又は例規となるような指令及び通達等
(3) 広域連合議会の会議録及び議決書
(4) 任免、賞罰その他人事に関する重要な文書
(5) 公報
(6) 各種の台帳、原簿で重要なもの
(7) 直接請求及び訴願、訴訟に関するもの
(8) 事務の新設又は改廃に関するもの
(9) 重要な事業の計画及び実施に関するもの
(10) 事務引継に関するもの
(11) 財産、営造物、財政及び広域連合債に関する重要なもの
(12) 会計書類中特に後日の証明上重要なもの
(13) 印鑑に関する書類
(14) その他永年保存の必要があると認められるもの
第2種
(1) 出納に関する証拠書類及び決算の認定を終わった金銭、物品に関する文書で保存の必要のあるもの
(2) 各種の公課に関する重要なもの
(3) 広域連合議会に関する書類で永年保存の必要のないもの
(4) 官公庁への申請、上申、報告及び官公庁からの指令に関する書類で永年保存の必要のないもの
(5) 歳入歳出予算に関する書類で永年保存の必要のないもの
(6) 統計報告書で永年保存の必要のないもの
(7) 文書整理簿、特殊文書整理簿及び金券等受渡簿
(8) その他10年保存の必要があると認められるもの
第3種
(1) 調査を終了した諸報告及び統計資料
(2) 各種の公課に関するもの
(3) 台帳登録を終了した諸申請書
(4) 復命書
(5) 旅行命令簿、時間外勤務、休日勤務命令簿、出勤簿及び日誌の類
(6) 官報及び県報
(7) 照会、回答その他往復文書
(8) その他、5年保存の必要があると認められるもの
第4種
保存区分が第1種から第3種までに属さないもの
附則
この規則は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年4月24日規則第7号)
この規則は、公布の日から施行し、改正後のみよし広域連合処務規則の規定は令和5年4月1日から適用する。
